צריכים להפיק אירוע? עקבו אחר הרשימה
22.03.2023 | 07:06
הפקת אירוע היא פרויקט מורכב ומאתגר אשר דורש הכנה מקדימה והשקעה לכל אורך הדרך
ארגון מקדם הוא המפתח לתכנון האירוע לפרטי פרטים והוצאות החזון אל הפועל.
אם בכוונתכם להפיק אירוע, בין אם מדובר באירוע אישי או עסקי, כדאי שתגבשו רשימת קריטריונים ותנהלו את ההפקה מקרוב עם יד על הדופק תוך מעקב אחר ביצוע כל המשימות על פי לוחות זמנים ועמידה בתקציב מוגדר. מתלבטים איך להתחיל וכיצד לפקח על ההכנות עד פתיחת הדלתות? לפניכם צ'ק ליסט להפקת אירוע חלומי, כדי שתוכלו לארגן בחוכמה ולחגוג בראש שקט.
כמה זה עולה לנו – מגדירים תקציב
כסף הוא משאב שיש לתת עליו את הדעת, כי כאשר מתכננים אירוע, הוא עלול לאזול במהרה ואינכם רוצים חלילה לגלות שאין לכם איך לממן אנשי מקצוע וספקים או לשלם על דברים חשובים שבלעדיהם החגיגה אינה שלמה. חשוב מאוד שתגדירו מראש את התקציב המקסימלי שתהיו מוכנים להוציא על האירוע וחלקו על פי סדר עדיפויות כמה כסף תפרישו לכל אחד מהרכיבים ביצירת האירוע. למשל, תשלום לאולם האירועים, לתקליטן, למפעילי האטרקציות, לצלם, למתנות לאורחים. כדאי לבצע סקר שוק ולערוך השוואת מחירים על מנת להבין סדר גודל של עלויות ולנהל טבלה מסודרת למעקב צמוד אחר הקצאת התקציב והתשלומים בפועל. הימנעו מחריגות וזכרו להשאיר גם כסף בצד לבלת"מים של הרגע האחרון.
מה חדש?
תמונה: UNSPLASH
הנושא שעושה הבדל – בוחרים קונספט
הרעיון שעומד מאחורי האירוע צריך לבוא לידי ביטוי גם בחוויה עצמה. חשבו כיצד לבטא את הנושא בדרך כזאת, שהאורחים יספגו את האווירה והקונספט יעבור כחוט השני בכל מישור אפשרי באירוע עצמו. מהעיצוב הכולל של האולם דרך המנות שיוגשו לשולחנות ועד התוכנית האומנותית, הקישוטים, המזכרות לאורחים. הקונספט יכול להיות נגזרת של העונתיות, סוג האירוע, העדפה של בעלי השמחה מאירוע הוליוודי נוצץ דרך מסיבת קוקטיילים מרעננת בניחוח קיצי ועד אירוע בשיק עתידני.
היכן חוגגים – סוגרים אולם
הבחירה באולם האירועים היא קריטית ובעלת השפעה מהותית על הלך הרוח ועל ההצלחה של האירוע. חשוב לבחור אולם שנמצא בעיר מרכזית כמו אולם אירועים בראשון לציון, שנחשבת לעיר פנטסטית לקיים בה אירועים מסיבות רבות. ראשית, ההתממשקות שלה עם עורקי תחבורה ראשיים, רכבת שמגיעה לעיר, אוטובוסים מאזורים גיאוגרפיים שונים וחניונים מסודרים לצד שטחי חנייה נוחים. שנית, ההווי של העיר התוססת שמשלבת בין אורבניות אופנתיות לרצועת חוף יפהפייה ושלישית, ההיצע הרחב של אולמות אירועים לבחור מתוכם את המקום המושלם וליהנות גם מעלות אטרקטיבית ביחס לערים גדולות אחרות. כך שגם אם אינכם תושבי ראשון לציון הרי שהעיר תציע לכם יתרונות רבים שהופכים אותה לזירה כה תחרותית ואטרקטיבית בעיני רבים.
המקצוענים שאתכם – חותמים עם ספקים
הפקת אירועים היא לא פרויקט עצמאי ושותפים לתהליך ולהצלחה אנשים רבים ואתם בהחלט רוצים אתכם נבחרת של הטובים ביותר. בבואכם לבחור ספקים ואנשי מקצוע שימו לב לחוות דעת והמלצות, מומחים כל אחד בתחומו, כמו תקליטן שידע לעצב פלייליסט מנצח ולהרקיד את כולם וצלם שידע ללכוד את הרגעים המרגשים ביותר. ערכו רשימת ספקים מומלצים, בדקו כימיה עם הנפשות הפועלות, זמינות, עלויות ואל תשכחו לבצע שיחת תיאום ציפיות על מנת שבפועל הספקים יעשו את העבודה הטובה ביותר בסגנון המבוקש.
סוד הקולינריה – מגבשים תפריט
האוכל שיוגש באירוע משחק תפקיד חשוב והוא בעיני רבים גולת הכותרת של כל חגיגה. אתם בהחלט מעוניינים להציע תפריט עשיר, שכל אורח ימצא בו את המנות המועדפות עליו, שירקחו בהשראה עונתית מחומרי הגלם הטובים ביותר והתוצאה תהיה אף היא טעימה ואסתטית. החליטו מה להגיש גם במסגרת התקציב, המועד של האירוע והמלצות השף של אולם האירועים.