כשהפקת אירועים הפכה להפקת חוויות: כל הטיפים שיעשו את ההבדל

נפגשנו עם פרוצ'י הפקות – החברה שמתמחה בהפקת אירועי חברות, נופשים בחו״ל לעובדים ואירועי קידום מכירות וממנה קיבלנו את כל הטיפים שעושים את ההבדל בין עור אירוע לבין חוויה בלתי נשכחת. מבחירת קונספט ועד להזמנה: 8 טיפים ליצירת אירוע חווייתי.

כל רגע באירוע, לפניו ואחריו מהותי ליצירת החוויה הכוללת. תכנון נכון, ניהול מושלם ותזכורות לפני ולאחר האירוע, כולם מהווים חלק בהפקה ואלו הם שמונת הטיפים שמבדילים בין עוד אירוע לחוויה בלתי נשכחת:

בחירת קונספט ייחודי שמתאים לחברה

הקונספט של האירוע יקבע את החוויה כולה כשסביבו ייבנו וייקבעו כל הפרטים. אין גבול לרעיונות שאפשר להעלות אך חשוב שזה שיבחר יתאים באופן ספציפי לחברה ולמה שהיא רוצה להשיג מהאירוע. אירוע מרפא, טכנולוגי, אקטיבי, הוליווד, קרקס, מסיבת בריכה וקזינו הם רק חלק מהרעיונות שיכולים לעלות ולרגש.

הגדרת תקציב עבור האירוע

חשוב לפעול במסגרת התקציב שהחברה מגדירה. אין זה משנה אם האירוע מיועד לחזק את הקשר בין עובדי החברה או אם מדובר על אירוע שיווקי שנועד לחזק את הקשר עם הלקוחות, התקציב צריך להיקבע מראש ומתוכו יופק האירע. התקציב עוזר לקבוע את הגבולות ומכניס את היצירתיות לפעולה.

יצירת לוח זמנים מיום האירוע אחורה

יש להסתכל על יום האירוע ולהכין לוח זמנים עד ליום הנוכחי. בתוך לוח הזמנים יש להכניס פרטים כמו יצירת הזמנות לאירוע, יצירת קשר וסגירת חוזים עם נותני השירות השונים, הזמנת ציוד מיוחד, הוצאת הודעות חשובות ואם מתוכננת פעילות לאחרי האירוע (כמו העלאת כל התמונות מהאירוע לאתר) יש לתכנן זאת מראש.

הכנת רשימת נותני שירות ויצירת קשר

יצירת קשר עם נותני השירות היא לא עניין של מה בכך. למשל, אם ניקח התקשרות עם חברת קייטרינג יש לבדוק מספר חברות, לבחון את התפריט, לבדוק איזו חברה הכי תתאים לסגנון האירוע ולתקציב שנקבע לו ולבסוף לחתום על חוזה מסודר המבטיח שכל הצדדים יהיו מרוצים.

תמונה: CANVA

הכנת הזמנה מעוררת התרגשות

הצלחת האירוע טמונה לא רק במה שיקרה במהלכו אלא גם במה שיקרה לפני ואחרי. במקרים מסוימים ההעדפה היא לא לגלות את כל הפרטים על האירוע ואז יש להכין הזמנות שרומזות על הבאות אך לא מגלות יותר מדי. במקרים מסוימים אפשר לחשוף את נושא האירוע ובכל מקרה חשוב לוודא כי ההזמנה תהיה מרגשת ומעוררת ציפיות.

בחירת מקום מעורר השראה

המקום יכול לעשות את ההבדל ויש לו מרכיב חשוב מאד בחוויה של המשתתפים. בבחירת מקום יש להתייחס למספר נושאים: חשוב מאד שהמקום יהיה נגיש ושאפשר יהיה להגיע אליו או ממנו בקלות (או לדאוג להסעה). כדאי מאד לוודא כי המקום מתאים לסגנון האירוע, למספר המשתתפים שצפויים להגיע, שאפשר יהיה להביא את הציוד הנדרש וכי יהיה מקום במתחם לכל פעילות שמתוכננת במהלך האירוע.

עבודה מול נציג אחד

החברה המפיקה צריכה להיות בקשר עם מזמיני האירוע כאשר הטוב ביותר הוא לעבוד מול נציג אחד כך שהתקשורת תהיה פתוחה, טבעית ושיהיה קל לקבל החלטות משותפות. בצד של החברה המפיקה יהיה גם איש קשר אחד אך ברור שהיא מגיעה עם צוות אמין, מנוסה ושלכל אחד יש משימה חשובה שתגרום לאירוע להיות יחיד במינו.

קול, אור, הופעות והפעלות

הפקה חווייתית תפעיל את כל החושים ויהיו בה מוטיבים של אור, קול ותנועה. היא יכולה לכלול הופעה מרכזית, פעילויות מונחות, תחרויות כשכל מוטיב צריך להיות הכי מרשים והכי מיוחד. אירועים המתקיימים בשעות החשיכה דורשים תאורה עוצרת נשימה. כל אירוע חייב הנחייה טובה של דמות סוחפת וכל אירוע חייב להיות מצולם מכל זווית ולהשאיר תמונות שכיף לחזור אליהן.

אז אם אתם צריכים להפיק אירוע עסקי, חברת פרוצ'י הפקות היא הכתובת בשבילכם. כתובת האתר: https://peruchi.com/